高级秘书/助理和行政人员技能提高训练

在现代企业面临的竞争日益激烈的今天，企业对行政管理水平要求也越来越高，同时对行政管理人员的专业素质也提出更高的要求，行政管理人员没有受过系统的专业知识和技能的训练，仅凭自我认知是无法站在全局的视野做好行政管理工作的。很多时候想为领导做得更多，却总是因不懂领导被动地顾此失彼完成一些事务性的工作，很难“想领导所想，急领导所急”，成为领导不可或缺的得力助手。经常听到公司领导下属抱怨行政管理工作不到位，而从事行政管理工作的人士，整天忙得晕头转向，却只有苦劳没有功劳，不知如何让行政管理工作变得更有效率，更好地体现自己的职业价值。想**自身的行政管理能力，又苦于没有专项的培训课程。为此，我们特别为存在上述行政管理工作困扰的人士量身定做了本次课程，通过两天的集中训练，全方位提升行政管理工作的认知水平，**掌握提升行政管理工的各项能力的方法和技巧；

新形势下需要五星级的行政管理者，具备“调频”能力，本课程将教您如何掌握“调频”技巧，学习**“懂”领导的方法，具备调整与领导一个“频道”上进行沟通的能力，真正成为领导的得力干将。

第 一部分：职业素养篇

一、秘书/助理的职业特性与素质要求

1. 准确自我定位

初级：事务性文员                

中级：事务性文员＋协助管理             

高级：独立管理＋事务处理

★ 视频：为什么不提拔我？

★ 现场演示：“用什么方式说话，永远比说什么更重要”

2. 优秀人员的胜任素质

如何提升秘书/助理/前台人员的素质                        

优秀与一般的差异——修炼良好心态

★ 案例分析：对待岗位的三种不同观点的人，命运怎么就这么不一样呢？

如何理解五星级的秘书/助理——从优秀到卓越

★ 案例：老板眼中的五星级秘书/助理

二、秘书/助理职业生涯规划

1. 什么是职业生涯规划？

2. 为何要进行个人职业生涯规划？

分析自我，确立人生的方向

准确评价个人特点和强项，在秘书/助理的职业竞争中发挥个人优势

看到秘书/助理/前台人员职业发展规划的前景，提供前进的动力

★ 小组讨论：获得员工成长与企业绩效的双赢

3. 职业生涯规划的**步骤

掌握SWOT分析工具进行自我分析

运用“5W提问”法进行自我分析

→ What I am? 我是什么样的人？

→What I want? 我想要什么？

→What I can do? 我能做什么？

→What fit I most? 什么是最适合我？

→What I can choose？我能够选择什么？

★ 走进实战：“我的命运我把握，我的前途我做主。”

运用SWOT分析工具认识自我

你知道您是几号性格的人吗？你不能再困惑了，结束一直“茫、盲、忙”的状态

——建议寻找通过20%的努力就能到达80%的效果的领域发展

★ 视频：同样的事情为什么我就做不好？

三、秘书/助理职场礼仪规范

1. 塑造良好的个人职场形象

着装的TOP原则                                         

“拒绝”着装败笔——着装误区

恰当的肢体语言 让自己成为一个有素养的人

★ 案例：为什么不录用我，我错在哪呢？

2.行政人员不同岗位的职业形象要求

女行政人员的形象要求                                      

男行政人员的形象要求

3. 基本职场礼仪

办公室礼仪

——形体仪态的训练

【1】站姿—体态美的起点     

【2】 坐姿—高雅仪态的展示             

【3】 走姿—动态美的展示   

【4】表情—内心世界的窗口：目光、笑容       

4.电话礼仪与应对技巧

★ 现场演示：如何着装让我更优雅和自信

  接待礼仪

【1】有约接待          

【2】无约接待

5.宴请礼仪

【1】中餐宴请礼仪      

【2】西餐宴请礼仪

现场演示：1、你知道如何点菜吗？

2、 你知道接待中的酒文化？

第二部分：工作技能篇

一、时间管理及工作统筹技巧

1. 时间管理的误区

2. 时间管理的原则

√ 目标管理与80/20法则                                    

√ 缓急轻重的优先管理

√ 个人时间与领导工作时间计划与安排

3. 时间管理小窍门

4. 办公室接待与电话处理

◇ 上级的时间管理与安排

5. 自我情绪控制与压力管理

◇ 上司出差日程管理与工作计划

★ 案例：如何管理上司的时间——帮领导做计划的技巧

★ 小组讨论：“你一天的工作是怎么安排的？”

如何管理你好你的时间，让自己活出精彩？

★ 案例：从种树任务分析您解决问题的思路

——做正确的事，不仅是把事做对

大家认为是否能在3年时间内，获得15年的工作经验？

——其实是可能的，老师亲身经历和大家分享时间管理的秘诀

二、会务组织与管理

1.成功组织会议的技巧

2.组织阶段的工作：

√ 会前准备                          

√ 会中协助                           

√ 会后整理

3.会议座次安排的学问

★ 练习：小组讨论：如何协助召开公司例会                   

★ 案例：如何应对会议中的“漏洞”？

★ 现场模拟：会议记录及纪要训练                           

★ 案例：李秘书的返工引起的深思

三、行政公文写作技巧与处理实务

1.行政公文写作的基本要求                               

2.行政公文的格式

3.常用行政公文写作及公文格式要素范例

通用公文：

→ 报告                            → 请示                              → 批复

→ 函                              → 决定                              → 公告

→ 通告

事务公文：

→ 工作计划                         → 工作总结                           → 会议纪要

礼仪文书：  

→ 请柬                             → 介绍信                             → 推荐信

重点演练：通知、请示、会议纪要

★ 案例分享：请示/报告混为一体

现场研讨：领导公文文种混淆（关于……请示报告）

第三部分：统筹管理篇

一、秘书/助理人际沟通与工作协调技巧

★ 游戏导入：通过“无声语言”游戏深刻体会沟通的涵义，并导出沟通的意义所在。

1.成功沟通的秘诀

学会聆听：不轻易打断对方的话                               

怎样反问：了解对方的需求

如何肯定：肯定对方——微笑、点头、是是是                  

表明立场：拒绝的艺术

提出解决方案：提出2-3个解决方案

★ 案例：如果是你该怎么说？

——为想当然认为他的想法就是我的想法所付出的代价

2.有效沟通过程及环节

信息发送、接收、反馈                                        

有效发送的技巧

★ 现场演示：沟而不通的后果给我们带来的启事

3.认识你的沟通对象

与上级沟通的原则                                    

与各种性格的领导打交道技巧

跨部门的沟通技巧                                    

与客户沟通

课程结束分享：我学到了什么？