如何优化采购流程

企业流程的建立与优化，是信息系统应用的基础，流程中不仅包含了操作步骤，更包含了管理控制、风险控制及企业战略的内容，企业的采购工作流程建设也是如此，需要将采购战略、战术和管控等内容，融入到实际采购操作流程中，并体现采购管理的权责分开、不相容、透明、公平等原则。采购流程的建立不是一侧就，而是一个不断改进和优化的过程；为此，采购人员需要首先熟悉企业战略和供应市场，分类制定相应的采购策略和流程，然后根据实际情况进行风险控制、流程优化，形成企业的过程资产。

近几年来，采购工作的质量、供应的安全性备受关注，尤其是上市公司，需要披露有关库存、长期采购协议、资产管理等情况，这些都是与采购的风险管理工作相关。本培训将从流程优化路线同步进入采购风险排查等风险管理工作，包括运营风险、管理风险、等，进行风险识别、评估、管理，以及应急和持续性计划等，确保供应链的安全性，目标是流程畅化、风险控制成本与效益得到权衡，追求企业总价值提升。

一 流程管理及其在采购流程优化中的应该用

1.企业流程分类及流程管理技术的发展，流程改进BPI与流程再造BRP

2.注重流程中的过程，管理流程间的交叉，建立流程目标与KPI

3.流程中的各种分析：相关方、输入输出、活动顺序、使用资源和信息、职责和权限、不相容性

4.疫情启示：注重流程中的风险和控制分析，特别是风险“征兆点”的预警和控制

5.采购操作流程包括什么，如何挖掘问题及优化方向建议

6.采购与供应管理整体流程，以及对采购人员的新要求、对采购管理组织机制的建议

7.完整的采购流程循环，因地制宜，逐步实现，形成企业过程资产

二 采购流程的绘制及标准化建设

1.标准采购流程的绘制步骤和方法演示，及优化和风险控制内容挖掘

2.采购流程绘制演练（分四组），讨论其中的优化和控制内容：

采购付款流程及预付款流程、询比价流程、需求生成流程、供应商评估流程

三 如何进行采购流程优化，并挖掘其中的采购风险

1.流程优化的原则：

●“观察法”改善的ESEIA原则（清除、简化、填补、整合、自动化）

●流程改进与流程再造

●水平工作整合与垂直工作整合

●工作次序*化

2.采购品项分类及策略，不同品项、不同的采购流程，分类风险识别及应对策略

3.分析采购工作相关利益者及应对策略（门德楼矩阵），避免不必要的风险

4.战略寻源流程及优化过程

●战略寻源流程框架，相关的工作流程

●所要求的组织机制和岗位设计（寻源、SOE、SD等岗位，因不同企业规模而定）

●集权与分权采购流程，与企业文化的关系

●供应市场分析、行业、企业分析方法的技术准备

●如何绘制采购战略制定和实施流程，识别其中风险，设计相应的应对策略

5.采购管理中的各项流程及优化

●采购实践发展的五个过程、管理的三个阶段，以及相应的流程和风险控制

实践过程：供料、降价、总成本TCO、需求管理、总价值TVO，及降本策略

管理阶段：规范化阶段、专业化阶段、供应链整合阶段，及降本增值策略

●企业风险管理和审计角度要求的采购流程和采购监控要求

SOD，分权与分工

需求管理及单一源的机制控制

供应商管理（开发/事前评估/事中交付管理/事后绩效评价/改善专项建设）

合同管理

●如何绘制采购政策制定流程

●流程与企业文化的

●采购管理中的风险识别，以及相应的应该对策略

●采购操作中的各项流程及优化（分组演练，改进原有流程，向规范化靠近，非一步到位）

●供应商评估流程及分级管理流程，如何优化

●询比价流程，如何优化

●谈判（分配型/整合型）及合同签署流程，如何优化

●供应商绩效评价流程，如何优化

●供应商绩效改善专项建设流程，如何优化

●其他相关流程：检验流程、让步接收流程、物料管理流程、入库流程、计划流程

●采购操作中的风险识别及控制

6.采购构成优化需要具备的其他专业内容（只做简介），以保证流程的整体通畅和合理耦合度

●收集历史需求数据，并进行分析和预测、修正预测

●理解商品和服务的定价、成本分析，供应商财务报表分析

●了解财务预算的编制和管理

●理解客户服务，管理预测

四 采购的跨部门工作流程的建立和改善——做好采购主导的“降本增值”改善专项

1. 供应链中的降本增值改善专项简介（二十个），从价值链角度梳理和优化流程

●为什么企业的降本增值改善专项，多是以专项组、或改善部牵头完成的

●各部门或项目的**绩效，是否是企业总体的**结果，如何解决

●项目管理技术在专项建设中的应用，以及简化、VMI、EPI、库存优化等改善专项工作的流程建立和优化

2.沟通技巧的掌握，为跑通项目流程助力

五 采购工作风险管理

1.企业运营风险中的采购相关内容及应对

●合同挫败

●财务风险

●质量事故

●供应安全

●外包和连外包的风险

●技术和信息风险

●企业社会责任与可持续性风险、绿色供应链

2.关于欺诈和贪污风险的控制

3.采购过程中的风险识别、评估、管理

●风险的后果、识别、分类

●风险和脆弱性评估，定性和定量工具和技术，风险登记册

●风险管理的过程、标准、战略文化

4.风险控制的救济、风险管理的第三方利用、应急计划、业务持续性计划、灾难恢复计划简介